Synchroniseren is geen back-up
De meest voorkomende misvatting rond clouddiensten is dat een gesynchroniseerde map een back-up is. Dat is het niet. Wat er lokaal gebeurt, gebeurt ook in de cloud: een bestand dat wordt gewist, verdwijnt aan beide kanten, en een bestand dat versleuteld raakt door gijzelsoftware, raakt ook in de cloud versleuteld.
Versiebeheer vangt dat gedeeltelijk op, maar de bewaartermijn is bij consumentenpakketten kort en het terugzetten van duizenden bestanden naar een oudere versie is in de praktijk een moeizame klus.
Waar de gegevens staan
Bij zakelijk gebruik is de vraag waar de gegevens fysiek staan en onder welk recht ze vallen relevanter dan de prijs per terabyte. Een dienst met servers buiten de Europese Unie brengt verplichtingen met zich mee die bij een gemiddelde onderneming nooit zijn ingevuld.
Daar komt bij dat een verwerkersovereenkomst bij gratis diensten meestal ontbreekt of eenzijdig is opgesteld. Wat een Nederlandse aanbieder daarin anders regelt, staat toegelicht bij Dataopslagnederland.
Wat er misgaat bij vertrek
- Accounts van medewerkers die na vertrek toegang houden.
- Gedeelde mappen die aan een persoonlijk account hangen.
- Bestanden die alleen op de laptop van een medewerker staan.
- Deel-links zonder vervaldatum die jaren blijven werken.
Vooral het laatste punt wordt onderschat. Een link die ooit is gedeeld om een offerte door te sturen, blijft in veel gevallen werken zolang het bestand bestaat, ongeacht wie hem inmiddels heeft.
De 3-2-1-regel
De vuistregel is nog steeds bruikbaar: drie kopieën van belangrijke gegevens, op twee verschillende soorten opslag, waarvan één op een andere locatie. Een clouddienst vult daarvan één plek in, niet alle drie.
Belangrijk is dat minstens één kopie niet permanent bereikbaar is vanaf het netwerk. Gijzelsoftware zoekt actief naar aangesloten schijven en gekoppelde cloudmappen, en neemt die mee.
Herstel testen
Een back-up die nooit is teruggezet, is geen back-up maar een aanname. Het testen kost een halve dag en levert vrijwel altijd iets op: een map die buiten de selectie viel, een wachtwoord dat nergens is vastgelegd, of een hersteltijd die veel langer blijkt dan gedacht.
Doe die test bovendien met een medewerker die het normaal niet doet. Als herstel afhankelijk is van één persoon, is er in feite geen procedure. Wat er bij een bekende dienst wel en niet is geregeld, staat beschreven op dataopslagnederland.nl.
Kosten op termijn
Gratis pakketten zijn zelden gratis wanneer de hoeveelheid gegevens groeit. Het omslagpunt komt meestal bij het moment dat er meerdere gebruikers bij komen, en dan is overstappen kostbaar doordat alles al is ingericht.
Wat er praktisch te regelen valt
Zet tweestapsverificatie aan op alle accounts met toegang tot de opslag, en niet alleen op dat van de beheerder. De meeste inbraken verlopen via een gewoon gebruikersaccount met een wachtwoord dat elders is uitgelekt.
Leg daarnaast vast wie waar bij kan en loop dat een keer per jaar na. Rechten worden bij een projectstart uitgedeeld en bij een projecteinde vrijwel nooit ingetrokken, waardoor de toegangslijst met de jaren steeds ruimer wordt zonder dat iemand dat merkt.